Τα πρακτικά των δημοτικών και κοινοτικών συμβουλίων υπογράφονται από όλα τα μέλη που μετέχουν στη συνεδρίαση, σύμφωνα με τον Πρότυπο Κανονισμό Λειτουργίας Δημοτικού Συμβουλίου που εκδόθηκε τον Ιανουάριο 2025. Η άρνηση υπογραφής από σύμβουλο και η αιτία της αναφέρονται στα πρακτικά, ενώ η μη υπογραφή των πρακτικών δεν επηρεάζει το κύρος της απόφασης.
Σε κάθε συνεδρίαση του συμβουλίου τηρούνται επίσημα και πρόχειρα πρακτικά, με ευθύνη του προέδρου και του γραμματέα του συμβουλίου. Τα πρόχειρα πρακτικά έχουν προσωρινό και συνοπτικό χαρακτήρα, υπογράφονται από τον πρόεδρο και τον γραμματέα του συμβουλίου, ενώ τα επίσημα πρακτικά καταρτίζονται με κάθε πρόσφορο ηλεκτρονικό μέσο και υπογράφονται ψηφιακά από τον πρόεδρο και τον γραμματέα. Η πρόσφατη εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών με αριθμό πρωτοκόλλου 50602/14-09-2026 περιλαμβάνει κατευθύνσεις για τη λειτουργία των δημοτικών συμβουλίων στο πλαίσιο του νέου Κώδικα Τοπικής Αυτοδιοίκησης.
Το ζήτημα είναι σημαντικό γιατί η μη τήρηση των πρακτικών σύμφωνα με τις προβλέψεις συνιστά πειθαρχικό αδίκημα για τον Πρόεδρο και Γραμματέα του Δημοτικού Συμβουλίου. Η διαφάνεια και η τεκμηρίωση των αποφάσεων των συλλογικών οργάνων αποτελεί θεμελιώδη αρχή της δημοτικής διακυβέρνησης.
