Η πάγια προκαταβολή αποτελεί χρηματικό ποσό που χορηγείται στους διευθυντές σχολικών μονάδων για την κάλυψη λειτουργικών αναγκών των σχολείων. Με βάση την ισχύουσα νομοθεσία, το ύψος της πάγιας προκαταβολής ανέρχεται σε 500 ευρώ για σχολεία με έως 11 αίθουσες διδασκαλίας και σε 1.000 ευρώ για σχολεία με 12 αίθουσες και άνω. Από την πάγια προκαταβολή μπορεί να αντιμετωπίζεται οποιαδήποτε δαπάνη σχετίζεται με τις λειτουργικές ανάγκες της σχολικής μονάδας, υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπερβαίνει το ποσό της προκαταβολής και δεν έχει προβλεφθεί η αντιμετώπισή της από τον δήμο. Με απόφαση της δημοτικής επιτροπής τα ποσά κατατίθενται σε λογαριασμούς ειδικού σκοπού για κάθε σχολική μονάδα ξεχωριστά.
Πρόσφατες τροποποιήσεις της νομοθεσίας το 2024 στόχευσαν στην ενίσχυση της αυτονομίας των διευθυντών και την απλοποίηση των διαδικασιών, επιτρέποντας στους διευθυντές να διενεργούν πληρωμές χωρίς έγγραφες εντολές του δημάρχου, κατόπιν ενημέρωσης της οικονομικής υπηρεσίας. Ωστόσο, διευθυντές σχολείων έχουν εκφράσει ανησυχίες για τον αυξημένο γραφειοκρατικό φόρτο, υπογραμμίζοντας ότι ο ρόλος τους είναι πρωτίστως παιδαγωγικός και διοικητικός και δεν μπορεί να μετατρέπεται σε διαρκή διεκπεραίωση λογιστικών υποχρεώσεων.
Η απόδοση των δαπανών πάγιας προκαταβολής αποτελεί υποχρέωση των διευθυντών ως υπολόγων διαχειριστών και απαιτεί την έγκριση της δημοτικής επιτροπής. Πρόσφατα έχουν αναφερθεί προβλήματα σε ορισμένους δήμους με καθυστερήσεις στη διάθεση κονδυλίων και ελλείψεις σε βασικά υλικά όπως γραφική ύλη, καθαριστικά και υλικά συντήρησης, γεγονός που υπογραμμίζει τη σημασία της ομαλής λειτουργίας του θεσμού για την εύρυθμη λειτουργία των σχολικών μονάδων.
