Τα Δημοτικά Ωδεία και οι Δημοτικές Μουσικές Σχολές υποχρεούνται να υποβάλουν απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου τους αναφερομένη στην ονομαστική πρόσληψη του εκπαιδευτικού προσωπικού. Πρόκειται για διοικητική διαδικασία που απαιτείται από το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών για την έγκριση πρόσληψης εκπαιδευτικού προσωπικού Μουσικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων. Το Υπουργείο Πολιτισμού ασκεί διοικητική και εκπαιδευτική εποπτεία, παρακολούθηση και έλεγχο των ειδικών μουσικών εκπαιδευτηρίων, διασφαλίζοντας τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα των διευθυντών και του διδακτικού προσωπικού. Τα μαθητολόγια αποτελούν επίσημα έγγραφα που τηρούνται από τα Ωδεία και υποβάλλονται στο Υπουργείο Πολιτισμού.
Οι προσλήψεις καλλιτεχνικού-διδακτικού προσωπικού στα Δημοτικά Ωδεία αφορούν συμβάσεις εργασίας ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου. Το Δημοτικό Ωδείο Ζωγράφου έχει μακρά πορεία στη μουσική εκπαίδευση και παρέχει εκπαιδευτικά προγράμματα από δασκάλους με σοβαρή κατάρτιση και παιδαγωγική εμπειρία. Η έγκριση της ονομαστικής πρόσληψης από το Δημοτικό Συμβούλιο είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη νόμιμη λειτουργία του εκπαιδευτικού έτους και την αντιστοίχιση των μαθητών με τους καθηγητές στα επίσημα μαθητολόγια που τηρούνται για λογαριασμό του Υπουργείου Πολιτισμού.
